常用公文文種及格式概要

一、常用公文文種

1.決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

2.公告適用于向社會(huì)宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

3.通告適用于公布在一定范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

4.通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)構(gòu)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)構(gòu)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員等。

5.通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

6.報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

7.請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

8.批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)構(gòu)請(qǐng)示事項(xiàng)。

9.意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

10.函適用于對(duì)不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。

11.會(huì)議紀(jì)要適用于記載傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

二、公文格式要素

公文一般由眉首、主題、版記等部分組成。

1. 眉首包括公文序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等。根據(jù)我院實(shí)際因公文序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度在公文中很少用到，在此不作詳述；

2. 主題包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、附注、成文日期、印章等；

（１）公文標(biāo)題　

公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，發(fā)文機(jī)關(guān)一般情況下可省略，公告或某些內(nèi)容十分簡(jiǎn)單的公文有時(shí)可省去事由。

公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（２）主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是指接受、辦理公文的單位，對(duì)全院發(fā)文、主送機(jī)關(guān)使用：“各黨（總）支部”或“各處室、系（部）”；報(bào)送上級(jí)的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)；如需同時(shí)報(bào)送其他機(jī)關(guān)，可用“抄報(bào)”形式，以免造成責(zé)任不清，延誤工作；主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)在正文之前，標(biāo)題之下。

（３）公文正文

正文的基本要求是，簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、符合實(shí)際、合乎文法、準(zhǔn)確地表述發(fā)文的主要精神。正文的開(kāi)頭，一般應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)文的原則或目的，以提示閱讀者注意。

正文的內(nèi)容多需要分條款時(shí)，習(xí)慣的做法按層次標(biāo)以序號(hào)，分別依次使用：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。

正文的結(jié)尾是對(duì)受文機(jī)關(guān)提出的總要求，一般根據(jù)公文種類(lèi)、性質(zhì)和行文關(guān)系使用通用簡(jiǎn)語(yǔ)。

（４）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件”：１．×××××”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件首頁(yè)左上角１行頂格標(biāo)識(shí)“附件.”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第１行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。

（５）成文時(shí)間

成文時(shí)間的確定，除會(huì)議決議以通過(guò)的日期為準(zhǔn)外，一般應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。年月日要具體完整，不得略寫(xiě)和遺漏。

（６）印章

單一行政機(jī)關(guān)（部門(mén)）制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右均勻分布；主辦機(jī)關(guān)印章在前。